Event Organizer

EVENT ORGANIZER

Definisi
Event Organizer (EO) adalah penyedia jasa profesional penyelenggara acara dan bertugas melaksanakan keinginan klien untuk mengerjakan acaranya mulai dari konsep, persiapan, eksekusi dan evaluasi acara. Orang yang bekerja di Event Organizer harus siap berpikir kreatif dan dinamis.  

Jenis EO berdasarkan bidang kerja

a.   Brand Activation adalah EO yang secara spesifik membantu client-nya untuk mempromosikan produknya untuk  peningkatan penjualan, peningkatan pengenalan produk ke konsumen dan dengan berinteraksi langsung ke target marketnya/konsumen.

b.  MICE (Meeting, Incentive, Convention, Exhibition) adalah EO yang bergerak di bidang penyelenggaraan acara berbentuk pertemuan seperti rapat, gathering dan outbound suatu perusahaan.

c.       Entertainment adalah EO yang memiliki spesialisasi di bidang hiburan terutama konser music baik artis local maupun internasional.

d.     Private Organizer adalah EO yang bergerak menyelenggarakan acara yang bersifat pribadi atau tertutup untuk umum seperti;

-      Wedding Organizer  (WO) adalah EO yang mengkhususkan diri membantu klien mengadakan pesta pernikahan.

-          Birthday Organizer adalah EO yang ahli membuat pesta ulang tahun.

-          Private Party Organizer dalah EO khusus yang bergerak untuk penyelenggaraan pesta pribadi terutama bagi orang kaya. 

Syarat Strategis Event Organizer

a.      Mengelola  Dengan Baik Dan Profesional

Mengumpulkan beberapa orang yang akan mengerjakan tugas dengan bagian-bagian tersendiri. Pilih orang yang kita sudah tahu kapasitasnya atau buka lowongan pekerjaan untuk bagian tertentu. Terapkan  metode “teamwork and leadership”. Bekerja di dunia EO adalah “teamwork”, tidak ada sebuah event yang bisa dikerjakan sendiri, pasti kita akan butuh sebuah teamwork dan decision maker yang harus dibuat dalam waktu singkat.

b.      Mempunyai Spesifikasi

Banyak spesifikasi event organizer seperti Exhibition Organizer, Wedding Organizer, Marketing Communication Activity Organizer, MICE Organizer, Party Organizer dll. Pilih salah satunya dan  pelajari seluk beluknya. Fokus pada satu segmen. Jika ingin terjun ke segmen lainnya bentuklah tim khusus untuk menanganinya tanpa melibatkan tim yang sudah ada. 

c.      Kemampuan Presentasi Dan Bernegosiasi

Salah satu kunci utama EO adalah memiliki kemampuan mempresentasikan sebuah proposal menjadi suatu proyek dan negosiasikan sebuah proyek menjadikan keuntungan. Sangat penting dalam meyakinkan klien atau sponsor untuk mengerjakan acara mereka

d. Persiapan Yang Matang

Keberhasilan sebuah event sangant bergantung pada persiapan event tersebut. Bahkan kesuksesan sebuah event dapat diprediksi dari faktor kesiapan ini. Persiapan bisa dimulai dari membentuk teamwork dan pembagian tugas masing-masing personal, budgeting yang benar, perijinan venue dan keramaian dan mempunyai rencana antisipasi masalah non tehnis. Yang lebih penting lagi adalah selalu kordinasi dengan tim maupun klien.

e.   Mempunyai Relasi Sponsor Dan Database

Setiap EO biasanya memiliki sponsor atau klien sendiri. Untuk mencari klien baru dibutuhkan database dan relasi untuk mempermudah proposal diterima kebagiannya. Selain database sponsor juga perlu database vendor, pengisi acara, venue dll yang sewaktu waktu pasti dibutuhkan.

h.  Utamakan Kualitas

Klien akan selalu menilai kualitas pengerjaan suatu acara. Kualitas yang dimaksud diantaranya kerapian pengerjaan produksi, rundown tepat waktu, ketertiban yang dijaga, tim yang solid dan kemampuan menghadapi kendala tehnis. Jika semua bisa teratasi tidak menutup kemungkinan jasa EO akan digunakan lagi oleh klien. 

Tahapan Penyelenggaraan Acara

Langkah umum dalam menyelenggarakan acara adalah sebagai berikut;

a.       Konsep

b.      Persiapan

c.       Eksekusi

1. Konsep

Dalam setiap pembuatan konsep event, kita harus melihat spesifikasi produk dan sasaran konsumen. Konsep yang kreatif dan inovatif sangat mendukung terealisasinya sebuah acara. Salah satu membuat konsep dengan melihat apa yang terjadi di sekitar kita baik secara local maupun internasional. Waktu atau timing bisa untuk pembuatan konsep. Konsep terbagi menjadi tiga yaitu;

1. Konsep baku, yaitu konsep yang sudah ada dari klien dan EO tinggal mengerjakaan sesuai keinginan klien.

2. Konsep Orisinil, yaitu konsep yang dibikin EO sendiri dengan melihat potensi yang ada dimasyarakat.

3. Konsep kombinasi, yaitu konsep dari klien yang dipadukan konsep dari EO atau sebaliknya.      

Persiapan

1. Pembuatan time schedule event. Mulai dari pembuatan proposal, eksekusi dan 
2. Menuangkan konsep dalam bentul proposal.
3. Membentuk tim sesuai kebutuhan event dan diberi penjelasan detail pekerjaan.
4. Menghubungi perijinan tempat dan kepolisian dan pengisi acara.
5. Menyebarkan proposal ke sponsor yang sesuai dengan konsep acara.
6. Menghubungi seluruh supplier/vendor.
7. Melakukan kontrak kepada semua pihak (sponsor, vendor dan pengisi acara)
8. Penyebaran publikasi.
9. Melakukan technical meeting dengan seluruh pendukung acara.
10. Membuat checklist event secara detail dan memantau perkembangan pekerjaan vendor/supplier.

2. Eksekusi

1. Memposisikan orang berpotensi dan sesuai dengan bidangnya misalnya stage manager, produksi dan general affair.
2. Memantau ketat pengerjaan vendor di venue.
3. Rundown acara yang tepat waktu.
4. Selalu menjaga kualitas event dengan konsep harus sesuai dengan apa yang telah dipresentasikan awal kepada klien.
5. Sesering mungkin meng-announce produk klien kepada audience, atau ucapan terima kasih.
6. Menjaga keamanan dan ketertiban event
7. Mendokumentasikan setiap aktifitas event untuk kebutuhan pembuatan Event Report yang biasa digunakan untuk syarat pelunasan biaya sponsor. 

Copyright,

Materi Training Event Organizer
ABHISEKA TRAINING CENTER
Jl. Ipda Tut Harsono No. 26 Yogyakarta 55165 Telp. 0274 566777, 566759


 

Read More

TEAM BUILDING

TEAM BUILDING

Outbound Pegawai Kecamatan Umbulharjo Yogyakarta

Outbound Staff Yayasan HRC

Outbound Staff Pertamina Semarang

Team Building adalah bentuk kerja sama dalam satu tim. Unsur dalam kerja sama adalah saling mendukung, bersatu, menghargai, sehati-sejiwa, saling mengisi dan menguatkan, serta kompak. Dengan demikian, suatu organisasi yang mempunyai jiwa team building akan mampu mencapai tujuan bersama. Meskipun rintangan yang dihadapi tidak ringan, tetapi tim yang kompak pasti dapat menanganinya dengan baik.

Para Ahli yang berpengalaman berpendapat bahwa satu tim yang mempunyai satu hati dan satu tekad akan bisa melakukan apapun. Team building bukan sekedar teamwork. Teamwork merupakan unsur aksi secara aktif dalam momen tertentu. Keduanya sama-sama mempunyai makna positif. Namun, team building jangka waktunya lebih abadi. Team building lebih luas daripada teamwork.

Pada Team Building, ada proses saling mengenal, proses belajar, trial and error, ada pengalaman kebersamaan yang saling dirasakan manfaatnya, serta saling mempunyai komitmen demi tim yang satu. Satu pada team building dengan satu pada teamwork agak sedikit berbeda. Selain jangka waktunya lebih lama, team building mencatat pula tahapan proses yang tidak dimiliki oleh teamwork.

pada suatu perusahaan, sebuah team building bisa dimulai ketika seseorang direkrut, menjalani seleksi, dan mendapatkan pengarahan ketika diterima. Pengarahan bisa mengacu pada pentingnya kerjasama tim. ada berbagai simulasi yang harus dilihat oleh orang baru di perusahaan. Ketika mulai bekerja dalam masa percobaan, dia melihat bagaimana seniornya begitu antusias membantu dirinya yang masih baru. Dalam pekerjaan sehari-hari, dia merasakan bagaimana bantuan tenaganya sangat berharga dan merasakan bimbingan orang lain. Tidak ada perbedaan yang berarti antara orang lama dengan orang baru. Mereka adalah satu.

Saat menuju pencapaian visi, pasti ada kendala yang dihadapi. Kendala bisa dari dalam dan luar. Kendala dari dalam berupa aksi individu yang ingin menonjolkan diri. Kendala dari luar terjadi karena persaingan dengan organisasi lain, kesulitan pasokan energi, dan hantaman secara langsung yang bisa mengoyakkan sendi-sendi perusahaan. Ketika mereka mendapatkan pengalaman gagal, pada kesempatan berikutnya mereka akan mendapatkan keberhasilannya yang gemilang. Mereka mulai merasakan adanya sesuatu yang ringan jika menangani pekerjaan bersama-sama. Walaupun jumlahnya banyak, mereka tetap satu. Mereka adalah satu. Inti team Building adalah satu.

Training Team Building atau Outbound Training bagi perusahaan bisa anda dapatkan di Abhiseka Training Center Lembaga Pengembangan Sumber Daya Manusia yang beralamat di Jalan Ipda Tut Harsono (Timoho) No. 26 Yogyakarta 55165. Telp. (0274) 566777, Fax. (0274) 555185.
Biaya pelatihan tergantung Lokasi Outbound misalnya di Kalikuning Kaliurang, Desa Wisata kaliurang, di pantai, atau Arung jeram Magelang,dll. berapa lama, pakai menginap di Hotel atau hanya sehari dan biaya Transportasi, snack, makan bisa di negosiasikan tergantung kesepakatan.

Read More

PENGEMBANGAN MOTIVASI

PENGEMBANGAN MOTIVASI

Bila kita berbicara tentang motivasi, biasanya hal-hal yang menjadi pusat perhatian adalah faktor-faktor apakah yang menjadi pendorong orang untuk melakukan sesuatu dan mengapa seseorang melakukan sesuatu. Contohnya mengapa seseorang sangat rajin dan tekun dalam melakukan sesuatu, sedangkan yang lain tidak. sebelum menjawab pertanyaan-pertanyaan tersebut perlukah kiranya memahami apa yang dimaksud dengan motivasi tersebut.

Motivasi secara umum diartikan sebagai suatu dorongan yang timbul dari diri seseorang untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. Peranan motivasi ini sangat besar dalam mengarahkan seseorang dalam bertingkah laku. Proses timbulnya motivasi didukung adanya kebutuhan seseorang yang belum terpenuhi. setiap orang mempunyai kebutuhan yang berbeda-beda. Kebutuhan-kebutuhan tersebut muncul dan akan mempengaruhi tingkah laku seseorang. Kebutuhan yang mempunyai kekuatan yang besar pada saat tertentu akan menjai prioritas utama untuk dilaksanakan. Secara umum proses motivasi seseorang dapat digambarkan sebagai berikut:

Proses

Telah disebutkan bahwa motivasi terjadi bila ada kebutuhan yang harus dipenuhi seseorang. Setiap Orang mempunyai kebutuhan yang berbeda-beda, semua kebutuhan tersebut muncul setiap saat dan saling mempengaruhi tingkah laku seseorang. Kebutuhan yang mempunyai kekuatan yang terbesar pada saat tertentulah yang akan mendapat prioritas untuk dilaksanakan.

Kebutuhan yang telah terpuaskan tidak akan menjadi pendorong untuk memotivasi seseorang lagi. Misalnya: Jika kebutuhan yang besar untuk memuaskan rasa lapar sudah terpuaskan (dengan makan), maka kebutuhan akan makan untuk saat itu menjadi tidak penting lagi, dan kebutuhan lain akan menjadi lebih penting. Pemuasan kebutuhan makan dan kebutuhan lainnya mungkin terhambat. Pemenuhan kebutuhan yang terhambat tersebut kadang kala dapat menurunkan kekuatan untuk memenuhinya, dan bila hambatan itu sudah sedemikian besarnya orang bisa menjadi frustasi.

Manusia hidup mempunyai bermacam-macam kebutuhan, ada yang mendesak artinya segera dipenuhi ada pula kebutuhan yang sifatnya tidak segera minta dipenuhi.

Contoh : Bermacam kebutuhan manusia 

Pertama-tama individu akan melihat kebutuhan-kebutuhan yang belum terpenuhi individu akan memilih kebutuhan yang paling mendesak untuk segera dipenuhi. setelah menentukan kebutuhan yang akan dipenuhi, individu akan mencari jalan untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan tersebut. Setelah itu individu akan mengarahkan perilakunya untuk mencapai tujuan tersebut. Pada waktu tertentu individu akan melihat hasil dari usaha yang telah dilakukan. Individu akan melakukan evaluasi apakah hasil yang sudah dicapai sudah sesuai dengan yang diharapkan.

Suatu analisa kebutuhan manusia yang terkenal adalah yang dikemukakan oleh Abraham Maslow dari Amerika Serikat.

Menurut Maslow kebutuhan manusia itu berjenjang/bertahap, seperti contoh dibawah ini:

TAHAP KEBUTUHAN MANUSIA

(Maslow)

Menurut Maslow, dimulai dari bayi, kebutuhan manusia ada di jenjang terbawah. Yang menjadi kebutuhan pokoknya adalah kebutuhan Fisiologis. Bagi orang dewasapun kebutuhan dasar yang harus terpenuhi dahulu. Kebutuhan dasar ini adalah kebutuhan manusiawi untuk kelangsungan hidup manusia seperti makan, minum, pakaian, tempat tinggal, dan sex; kebutuhan akan dipenuhi sampai tingkat yang diinginkan.

Jenjang kebutuhan yang diketengahkan Maslow tersebut tidak selalu mengikuti jenjang dari yang terendah ke yang tertinggi, pada beberapa individu yang khusus, jenjang tersebut tidak urut dari yang paling dasar ke jenjang yang paling tinggi. Misalnya : tokoh Martin Luther King dari Amerika, mempunyai kebutuhan tertinggi yaitu aktualisasi diri meskipun kebutuhan akan rasa aman tidak terpuaskan. Pada keadaan tertentu, jenjang kebutuhan dapat mundur kebelakang. Misalnya, dalam keadaan bangkrut, seseorang yang telah mencapai jenjang kebutuhan tinggi dapat kembali mempunyai kebutuhan fisik yang dominan.

Seseorang Psikolog bernama David McClelland telah mengelompokkan motivasi manusia menjadi 3 kelompok besar: Motivasi berprestasi, Motivasi beraffiliasi, dan Motivasi berkuasa.

Modul Program Pelatihan Sekretaris Eksekutif Lembaga Pengembangan Bisnis Abhiseka
Jl. Ipda Tut Harsono No. 26 Yogyakarta, Telp. 0274 566777
1 Nopember 2013 Editor oleh Rubby

Read More