Event Organizer

EVENT ORGANIZER

Definisi
Event Organizer (EO) adalah penyedia jasa profesional penyelenggara acara dan bertugas melaksanakan keinginan klien untuk mengerjakan acaranya mulai dari konsep, persiapan, eksekusi dan evaluasi acara. Orang yang bekerja di Event Organizer harus siap berpikir kreatif dan dinamis.  

Jenis EO berdasarkan bidang kerja

a.   Brand Activation adalah EO yang secara spesifik membantu client-nya untuk mempromosikan produknya untuk  peningkatan penjualan, peningkatan pengenalan produk ke konsumen dan dengan berinteraksi langsung ke target marketnya/konsumen.

b.  MICE (Meeting, Incentive, Convention, Exhibition) adalah EO yang bergerak di bidang penyelenggaraan acara berbentuk pertemuan seperti rapat, gathering dan outbound suatu perusahaan.

c.       Entertainment adalah EO yang memiliki spesialisasi di bidang hiburan terutama konser music baik artis local maupun internasional.

d.     Private Organizer adalah EO yang bergerak menyelenggarakan acara yang bersifat pribadi atau tertutup untuk umum seperti;

-      Wedding Organizer  (WO) adalah EO yang mengkhususkan diri membantu klien mengadakan pesta pernikahan.

-          Birthday Organizer adalah EO yang ahli membuat pesta ulang tahun.

-          Private Party Organizer dalah EO khusus yang bergerak untuk penyelenggaraan pesta pribadi terutama bagi orang kaya. 

Syarat Strategis Event Organizer

a.      Mengelola  Dengan Baik Dan Profesional

Mengumpulkan beberapa orang yang akan mengerjakan tugas dengan bagian-bagian tersendiri. Pilih orang yang kita sudah tahu kapasitasnya atau buka lowongan pekerjaan untuk bagian tertentu. Terapkan  metode “teamwork and leadership”. Bekerja di dunia EO adalah “teamwork”, tidak ada sebuah event yang bisa dikerjakan sendiri, pasti kita akan butuh sebuah teamwork dan decision maker yang harus dibuat dalam waktu singkat.

b.      Mempunyai Spesifikasi

Banyak spesifikasi event organizer seperti Exhibition Organizer, Wedding Organizer, Marketing Communication Activity Organizer, MICE Organizer, Party Organizer dll. Pilih salah satunya dan  pelajari seluk beluknya. Fokus pada satu segmen. Jika ingin terjun ke segmen lainnya bentuklah tim khusus untuk menanganinya tanpa melibatkan tim yang sudah ada. 

c.      Kemampuan Presentasi Dan Bernegosiasi

Salah satu kunci utama EO adalah memiliki kemampuan mempresentasikan sebuah proposal menjadi suatu proyek dan negosiasikan sebuah proyek menjadikan keuntungan. Sangat penting dalam meyakinkan klien atau sponsor untuk mengerjakan acara mereka

d. Persiapan Yang Matang

Keberhasilan sebuah event sangant bergantung pada persiapan event tersebut. Bahkan kesuksesan sebuah event dapat diprediksi dari faktor kesiapan ini. Persiapan bisa dimulai dari membentuk teamwork dan pembagian tugas masing-masing personal, budgeting yang benar, perijinan venue dan keramaian dan mempunyai rencana antisipasi masalah non tehnis. Yang lebih penting lagi adalah selalu kordinasi dengan tim maupun klien.

e.   Mempunyai Relasi Sponsor Dan Database

Setiap EO biasanya memiliki sponsor atau klien sendiri. Untuk mencari klien baru dibutuhkan database dan relasi untuk mempermudah proposal diterima kebagiannya. Selain database sponsor juga perlu database vendor, pengisi acara, venue dll yang sewaktu waktu pasti dibutuhkan.

h.  Utamakan Kualitas

Klien akan selalu menilai kualitas pengerjaan suatu acara. Kualitas yang dimaksud diantaranya kerapian pengerjaan produksi, rundown tepat waktu, ketertiban yang dijaga, tim yang solid dan kemampuan menghadapi kendala tehnis. Jika semua bisa teratasi tidak menutup kemungkinan jasa EO akan digunakan lagi oleh klien. 

Tahapan Penyelenggaraan Acara

Langkah umum dalam menyelenggarakan acara adalah sebagai berikut;

a.       Konsep

b.      Persiapan

c.       Eksekusi

1. Konsep

Dalam setiap pembuatan konsep event, kita harus melihat spesifikasi produk dan sasaran konsumen. Konsep yang kreatif dan inovatif sangat mendukung terealisasinya sebuah acara. Salah satu membuat konsep dengan melihat apa yang terjadi di sekitar kita baik secara local maupun internasional. Waktu atau timing bisa untuk pembuatan konsep. Konsep terbagi menjadi tiga yaitu;

1. Konsep baku, yaitu konsep yang sudah ada dari klien dan EO tinggal mengerjakaan sesuai keinginan klien.

2. Konsep Orisinil, yaitu konsep yang dibikin EO sendiri dengan melihat potensi yang ada dimasyarakat.

3. Konsep kombinasi, yaitu konsep dari klien yang dipadukan konsep dari EO atau sebaliknya.      

Persiapan

1. Pembuatan time schedule event. Mulai dari pembuatan proposal, eksekusi dan 
2. Menuangkan konsep dalam bentul proposal.
3. Membentuk tim sesuai kebutuhan event dan diberi penjelasan detail pekerjaan.
4. Menghubungi perijinan tempat dan kepolisian dan pengisi acara.
5. Menyebarkan proposal ke sponsor yang sesuai dengan konsep acara.
6. Menghubungi seluruh supplier/vendor.
7. Melakukan kontrak kepada semua pihak (sponsor, vendor dan pengisi acara)
8. Penyebaran publikasi.
9. Melakukan technical meeting dengan seluruh pendukung acara.
10. Membuat checklist event secara detail dan memantau perkembangan pekerjaan vendor/supplier.

2. Eksekusi

1. Memposisikan orang berpotensi dan sesuai dengan bidangnya misalnya stage manager, produksi dan general affair.
2. Memantau ketat pengerjaan vendor di venue.
3. Rundown acara yang tepat waktu.
4. Selalu menjaga kualitas event dengan konsep harus sesuai dengan apa yang telah dipresentasikan awal kepada klien.
5. Sesering mungkin meng-announce produk klien kepada audience, atau ucapan terima kasih.
6. Menjaga keamanan dan ketertiban event
7. Mendokumentasikan setiap aktifitas event untuk kebutuhan pembuatan Event Report yang biasa digunakan untuk syarat pelunasan biaya sponsor. 

Copyright,

Materi Training Event Organizer
ABHISEKA TRAINING CENTER
Jl. Ipda Tut Harsono No. 26 Yogyakarta 55165 Telp. 0274 566777, 566759


 

Posted in: Public Speaking