TEKNIK MENULIS CEPAT

 TEKNIK MENULIS CEPAT

Pendahuluan

Kebutuhan manusia akan merekam dari bahasa lisan ke bahasa tulis untuk keperluan pencatatan telah dilakukan orang dari zaman dulu dengan berbagai cara dan dengan berbagai istilah. Cara ini berkembang dari waktu ke waktu, semuanya ditujukan pada efektivitas pencatatan. Karena kegiatan menulis dilakukan lebih lamban daripada mendengar maka orang mencari cara terbaik bagaimana dapat menuliskan apa yang dikatakan orang dan istilah menulis cepat ditujukan untuk maksud tersebut.  

Menulis cepat pada masa lalu sering diasosiasikan dengan stenografi. Stenografi, yang penuh dengan symbol symbol ini, biasanya diajarkan di sekolah sekolah sekretaris. Akan tetapi, pada masa sekarang banyak cara untuk menghasilkan rekaman tulisan dari suatu produk lisan. Perkembangan teknologilah yang menjadikan banyak orang tidak lagi menggunakan stenografi ini. Kalau kita lihat di televisi, misalnya, kita dapat lihat dengan jelas perbedaan ini. Kalau dulu seorang reporter atau wartawan sering membawa notes kecil, maka sekarang kita lihat wartawan ini selalu memakai rekaman.   

Sebetulnya perkembangan teknologi bukanlah satu satunya yang menyebabkan ketidak populeran stenografi. Kebutuhanlah yang menjadi faktor utama ketidak populeran ini. Banyak orang sekarang membutuhkan dapat menulis dengan cepat. Dari mahasiswa, wartawan, dosen, pejabat, businessman, sampai ibu rumah tanggapun membutuhkan kemampuan menulis dengan cepat. Faktor lain adalah, tidak semua kebutuhan catat mencatat dilakukan oleh sekretaris, tidak semua sekretaris adalah lulusan sekolah sekretaris, dan banyak lapangan pekerjaan yang membutuhkan sekretaris yang pekerjaannya bukan hanya tukang ketik atau catat mencatat, seperti sekretaris eksekutif, misalnya. Faktor yang tidak kalah pentingnya adalah adanya kenyataan sekarang ini bahwa profesi sekretaris bukanlah profesi yang identik dengan perempuan karena laki lakipun banyak yang menginginkan profesi sekretaris ini. Kenyataan kenyataan tersebut menyebabkan meluasnya kebutuhan menulis dengan cepat yang tidak membutuhkan pelajaran khusus stenografi yang dapat menghabiskan waktu lama untuk mempelajarinya. Dalam modul ini, menulis dengan cepat ditujukan untuk itu, yaitu memberikan teknik bagaimana menulis dengan cepat tanpa menggunakan stenografi. 

Mendengar sebagai faktor utama menulis cepat 

Faktor utama dalam menulis dengan cepat adalah faktor mendengar. Kita tidak akan dapat menulis dengan cepat apabila kita tidak dapat mendengar. Meskipun kita mengetahui teknik menulis dengan baik, kita tidak dapat menghasilkan catatan yang baik apabila kita tidak trampil mendengar. 

Jarang orang mendapatkan pelatihan formal mendengar. Karena pekerjaan ini selalu kita lakukan sepanjang hidup kita, kita selalu menganggap bahwa mendengar bukanlah sesuatu yang perlu dilatih. Dengan demikian tanpa disadari kita sebetulnya mempraktekkan pekerjaan ”mendengar” ini dengan buruk. Apabila kita tidak membutuhkan hasil kerja yang membutuhkan kemampuan mendengar dengan baik, kita memang tidak perlu susah payah mengikuti pelatihan mendengar secara formal. Akan tetapi, apabila pekerjaan kita membutuhkan akurasi terhadap apa yang kita dengar, misalnya, dalam hal menulis dengan cepat, maka mendengar bukanlah faktor yang dapat kita abaikan.

 

Mendengar membutuhkan ketrampilan

Mengapa mendengar membutuhkan ketrampilan khusus yang tidak dapat diabaikan? Mendengar efektif belum tentu dapat diciptakan meskipun kita telah dapat mendengar sejak kecil. Seorang Indonesia yang tinggal di Amerika selama supuluh tahun datang kedokter spesialis THT dan memeriksakan telinganya. Dia mengatakan bahwa kemampuan mendengarnya kurang dan dia menyimpulkan bahwa ada kerusakan di telinganya. Setelah diteliti dengan cermat Dokter menyimpulkan tidak ada yang salah dan rusak di alat pendengarnya. Lucunya si Dokter malah minta si pasien datang ke psikolog. Akhir cerita,  muncul suatu kesimpulan bahwa ketidak mengertian dan ketidak mampuan dia menangkap apa yang dibicarakan orang ketika berbicara bahasa Indonesia menjadi faktor utama dari permasalahannya. Meskipun dia orang Indonesia dan berbahasa Indonesia, keadaan yang berubah membuatnya menjadi orang yang dapat dikatakan ”tulalit” ketika mendengar.

 

Cerita tersebut di atas memang ekstrim kedengarannya. Akan tetapi, hal ini sangat dapat terjadi pada siapapun karena berbagai hal, misalnya:

1. Orang sulit memusatkan perhatian
2. Orang kurang memiliki perhatian pada apa yang bagi mereka tampak kurang penting
3. Orang memiliki asumsi berdasar pengalaman masa lalu  
4. Hambatan bahasa
5. Orang mudah salah mengerti saat mereka mendengar tanpa melihat
6. Orang sering sudah menarik kesimpulan sebelum kita selesai bicara

 Oleh karena itu, karena mencatat dengan cepat mempunyai syarat utama trampil mendengar maka bagaimana mendengar secara efektif haruslah dipelajari dan dilatih.

Teknik menulis cepat

Memang benar bahwa mencatat apa yang dikatakan orang menguras energi. Kita tidak bisa emosional, kagetan, dan sulit fokus. Untuk mengatasi hal ini beberapa cara dalam mengatasi masalah diuraikan dalam tabel berikut ini.

Misalnya dalam hal mencatat dengan cepat apa yang terjadi dalam suatu rapat, seorang ahli Meeting Michael Begeman mengusulkan mencatat dengan cepat apa yang terjadi di dalam suatu rapat membutuhkan pencatatan tentang:

1. Keputusan yang dibuat
2. Kapan dan apa yang harus dilakukan atau follow up apa yang disepakati/\ dalam rapat
3. masalah masalah yang diajukan tetapi belum disepakati.

Dari apa yang disampaikan oleh Bergeman tersebut, kita dapat mengambil kesimpulan bahwa dalam kesempatan apapun, seseorang yang harus mencatat dengan cepat apa yang terjadi di dalam rapat misalnya haruslah betul betul siap. Kita mengetahui lebih dulu pertemuan atau rapat itu rapat apa. Apakah rapat tersebut:

•   membagi informasi,
•   curah pendapat (brainstorming)
•   evaluasi
•   pengambilan keputusan
•   membuat dokumen
•  memotivasi anggota

atau lainnya.

Dengan mengetahui dalam forum apa kita bertugas maka kita dapat mengantisipasi terlebih dulu apa nanti yang akan dilakukan.

Modul Pelatihan Notulensi PNS Sekretariat DPRD Propinsi DIY
Divisi Training Abhiseka 
Abhiseka Training Center
Jl.Ipda Tut Harsono No. 26 Yogyakarta , Telp. 0274 566777 Fax. 0274 555185

 

Posted in: Materi Training