SURAT LAMARAN KERJA

SURAT LAMARAN KERJA

Surat lamaran kerja harus dibuat sedemikian rupa, sehingga menarik bagi yang akan membacanya.

Pada bagian pembuka surat lamaran kerja seharusnya berisi: rangkuman kualifikasi yang dimiliki yang relevan dengan jabatan yang diinginkan, menyebut nama seseorang yang “familier” sebagai sumber informasi atau sumber informasi lain tentang adanya lowongan kesempatan kerja diperusahaan tersebut, berikan pertanyaan atau pernyataan keinginan untuk bergabung dalam rangka memenuhi kebutuhan atau ikut memecahkan masalah yang ada diperusahaan tersebut, atau juga dapat menyebutkan “cuplikan” berita, iklan atau pengumuman lowongan kesempatan kerja yang dikeluarkan oleh perusahaan tersebut.

Pada bagian pertengahan surat lamaran kerja berisi uraian singkat kualifikasi yang dimiliki yang relevan dengan jabatan yang diinginkan, yaitu pendidikan, pengalaman kerja, sikap, minat, aktifitas dan kualitas pelamar.

Pada bagian penutup surat lamaran kerja berisi harapan dan keinginan pelamar untuk mendapatkan pekerjaan yang diinginkan tersebut, menuliskan alamat komunikasi, nomor telpon dan hal lain yang akan memudahkan pelamar untuk dihubungi.

Hal-hal yang perlu diperhatikan:

• Surat lamaran harus menampilkan kualifikasi atau pengalaman kerja yang sesuai dengan posisi pekerjaan yang diinginkan.
• Surat lamaran harus mengungkapkan hal-hal yang positip tentang kualifikasi yang dimiliki sehingga membangkitkan minat bagi yang membacanya.
• Secara fisik surat lamaran harus rapi  dan menarik.
• Ungkapkan hal-hal yang mengakibatkan pelamar berbeda dengan pelamar yang lain dan mengungkapkan segala sesuatunya berdasarkan kepentingan pembacanya.
• Surat lamaran yang dibuat asal-asalan dan tidak spesifik ditujukan pada perusahaan yang bersangkutan pun, bisa memberi kesan kemalasan si pengirim dan pribadi yang semaunya serta kurang kreatif.
• Padahal seharusnya surat lamaran,   disusun dengan cermat, sehingga dapat meyakinkan  pembacanya dan idealnya sebuah surat lamaran tidak menyisakan pertanyaan yang tidak perlu bagi pembacanya.
• Jangan ada salah ejaan atau kesalahan mengetik terutama untuk nama perusahaan, nama orang, gelar dan hal-hal yang bersifat sensitive lainnya.
• Alamatkan surat lamaran pada orang yang berwenang langsung dan konpeten, sehingga memberi kemungkinan yang lebih besar untuk lebih cepat sampai dan diproses. 
• Gunakan tata bahasa dan kata-kata yang sesuai dengan pribadi pelamar sendiri, sehingga pembaca akan merasa seperti “berkomunikasi” dengan pelamar sendiri. Tidak dianjurkan untuk meniru dan mencontoh surat-surat orang lain ataupun buku “Contoh Menulis Surat Lamaran Kerja”. Pada dasarnya, perusahaan atau lembaga yang menerima lamaran kerja memerlukan kehadiran pelamar secara”orisinal”.
• Gunakan kata dan frase yang berarti untuk perusahaan. Bila melamar dari sebuah iklan lowongan kerja di surat kabar, pastikan saudara mencantumkan kualifikasi yang disyaratkan dalam iklan tersebut.    

TIPS-TIPS

SELALU

°    Ketiklah surat aplikasi dan CV Anda, kecuali secara khusus Anda diminta untuk menggunakan tulisan tangan

°   Gunakan kertas berwarna putih atau warna yang bersih. Jangan menggunakan kertas bertekstur atau bercorak, karena akan menyulitkan orang yang membacanya

°     Kirimkanlah yang asli, jangan memfoto kopi surat aplikasi dan CV Anda

°  Cek ulang surat aplikasi dan CV Anda, jangan sampai ada kesalahan di dalamnya, terutama jika Anda meng-copy lalu mem-paste dari file lama Anda atau dari file orang lain.

°     MENANDATANGANI surat aplikasi Anda (CV tidak perlu ditandatangani)

°   Untuk surat aplikasi dalam bahasa inggris, jika tidak ada keterangan spesifik surat harus ditujukan kepada orang atau departemen tertentu, Anda bisa menggunakan salam “to Whom It May Concern”.

JANGAN PERNAH

°  Membuat surat aplikasi lebih dari SATU HALAMAN

°  Memasukkan hobi, olah raga dan kegiatan sosial Anda di dalam surat aplikasi

°  Memasukkan data pribadi yang tidak relevan, seperti usia, status pernikahan, No. KTP dan hal-hal yang akan Anda sertakan dalam berkas-berkas aplikasi.

°  BERBOHONG

Daftar Pustaka:

Bovee, L. Courland dan John V. Thill, “Business Communication Today”, Fourth Edition, New York: McGraw-Hill, Inc, 1995.

Djoko Purwanto, “Komunikasi Bisnis”, Penerbit Erlangga, Jakarta, 1999.

Muslich Zainal Asikin, “Memahami Dunia Kerja”, Seminar Fakultas Psikologi Universitas Maranata – IPBSD, Bandung, 2002.

Muslich Zainal Asikin, “Job Interview for Engineer”, Seminar Teknik Geodesi Universitas Gadjah Mada, Yogyakarta, 2002.

Muslich Zainal Asikin, “Komunikasi Bisnis”, Bahan Serahan Kuliah D3 FE UII, Yogyakarta, 2001.

Muslich Zainal Asikin, “Job Interview”, Seminar Mahasiswa Penerima Beasiswa PT DJARUM, Yogyakarta, Purwokerto, Surabaya, 2000 – 2001.

Muslich Zainal Asikin, “Profesionalisme, Engineering & Entrepreneurship”, Seminar Fakultas Teknik Universitas Gadjah Mada, Yogyakarta, 2002.

Modul Pelatihan Job Interview
Divisi Training Abhiseka 
Abhiseka Training Center
Jl.Ipda Tut Harsono No. 26 Yogyakarta , Telp. 0274 566777 Fax. 0274 555185
 

Read More

TEKNIK MENULIS CEPAT

 TEKNIK MENULIS CEPAT

Pendahuluan

Kebutuhan manusia akan merekam dari bahasa lisan ke bahasa tulis untuk keperluan pencatatan telah dilakukan orang dari zaman dulu dengan berbagai cara dan dengan berbagai istilah. Cara ini berkembang dari waktu ke waktu, semuanya ditujukan pada efektivitas pencatatan. Karena kegiatan menulis dilakukan lebih lamban daripada mendengar maka orang mencari cara terbaik bagaimana dapat menuliskan apa yang dikatakan orang dan istilah menulis cepat ditujukan untuk maksud tersebut.  

Menulis cepat pada masa lalu sering diasosiasikan dengan stenografi. Stenografi, yang penuh dengan symbol symbol ini, biasanya diajarkan di sekolah sekolah sekretaris. Akan tetapi, pada masa sekarang banyak cara untuk menghasilkan rekaman tulisan dari suatu produk lisan. Perkembangan teknologilah yang menjadikan banyak orang tidak lagi menggunakan stenografi ini. Kalau kita lihat di televisi, misalnya, kita dapat lihat dengan jelas perbedaan ini. Kalau dulu seorang reporter atau wartawan sering membawa notes kecil, maka sekarang kita lihat wartawan ini selalu memakai rekaman.   

Sebetulnya perkembangan teknologi bukanlah satu satunya yang menyebabkan ketidak populeran stenografi. Kebutuhanlah yang menjadi faktor utama ketidak populeran ini. Banyak orang sekarang membutuhkan dapat menulis dengan cepat. Dari mahasiswa, wartawan, dosen, pejabat, businessman, sampai ibu rumah tanggapun membutuhkan kemampuan menulis dengan cepat. Faktor lain adalah, tidak semua kebutuhan catat mencatat dilakukan oleh sekretaris, tidak semua sekretaris adalah lulusan sekolah sekretaris, dan banyak lapangan pekerjaan yang membutuhkan sekretaris yang pekerjaannya bukan hanya tukang ketik atau catat mencatat, seperti sekretaris eksekutif, misalnya. Faktor yang tidak kalah pentingnya adalah adanya kenyataan sekarang ini bahwa profesi sekretaris bukanlah profesi yang identik dengan perempuan karena laki lakipun banyak yang menginginkan profesi sekretaris ini. Kenyataan kenyataan tersebut menyebabkan meluasnya kebutuhan menulis dengan cepat yang tidak membutuhkan pelajaran khusus stenografi yang dapat menghabiskan waktu lama untuk mempelajarinya. Dalam modul ini, menulis dengan cepat ditujukan untuk itu, yaitu memberikan teknik bagaimana menulis dengan cepat tanpa menggunakan stenografi. 

Mendengar sebagai faktor utama menulis cepat 

Faktor utama dalam menulis dengan cepat adalah faktor mendengar. Kita tidak akan dapat menulis dengan cepat apabila kita tidak dapat mendengar. Meskipun kita mengetahui teknik menulis dengan baik, kita tidak dapat menghasilkan catatan yang baik apabila kita tidak trampil mendengar. 

Jarang orang mendapatkan pelatihan formal mendengar. Karena pekerjaan ini selalu kita lakukan sepanjang hidup kita, kita selalu menganggap bahwa mendengar bukanlah sesuatu yang perlu dilatih. Dengan demikian tanpa disadari kita sebetulnya mempraktekkan pekerjaan ”mendengar” ini dengan buruk. Apabila kita tidak membutuhkan hasil kerja yang membutuhkan kemampuan mendengar dengan baik, kita memang tidak perlu susah payah mengikuti pelatihan mendengar secara formal. Akan tetapi, apabila pekerjaan kita membutuhkan akurasi terhadap apa yang kita dengar, misalnya, dalam hal menulis dengan cepat, maka mendengar bukanlah faktor yang dapat kita abaikan.

 

Mendengar membutuhkan ketrampilan

Mengapa mendengar membutuhkan ketrampilan khusus yang tidak dapat diabaikan? Mendengar efektif belum tentu dapat diciptakan meskipun kita telah dapat mendengar sejak kecil. Seorang Indonesia yang tinggal di Amerika selama supuluh tahun datang kedokter spesialis THT dan memeriksakan telinganya. Dia mengatakan bahwa kemampuan mendengarnya kurang dan dia menyimpulkan bahwa ada kerusakan di telinganya. Setelah diteliti dengan cermat Dokter menyimpulkan tidak ada yang salah dan rusak di alat pendengarnya. Lucunya si Dokter malah minta si pasien datang ke psikolog. Akhir cerita,  muncul suatu kesimpulan bahwa ketidak mengertian dan ketidak mampuan dia menangkap apa yang dibicarakan orang ketika berbicara bahasa Indonesia menjadi faktor utama dari permasalahannya. Meskipun dia orang Indonesia dan berbahasa Indonesia, keadaan yang berubah membuatnya menjadi orang yang dapat dikatakan ”tulalit” ketika mendengar.

 

Cerita tersebut di atas memang ekstrim kedengarannya. Akan tetapi, hal ini sangat dapat terjadi pada siapapun karena berbagai hal, misalnya:

1. Orang sulit memusatkan perhatian
2. Orang kurang memiliki perhatian pada apa yang bagi mereka tampak kurang penting
3. Orang memiliki asumsi berdasar pengalaman masa lalu  
4. Hambatan bahasa
5. Orang mudah salah mengerti saat mereka mendengar tanpa melihat
6. Orang sering sudah menarik kesimpulan sebelum kita selesai bicara

 Oleh karena itu, karena mencatat dengan cepat mempunyai syarat utama trampil mendengar maka bagaimana mendengar secara efektif haruslah dipelajari dan dilatih.

Teknik menulis cepat

Memang benar bahwa mencatat apa yang dikatakan orang menguras energi. Kita tidak bisa emosional, kagetan, dan sulit fokus. Untuk mengatasi hal ini beberapa cara dalam mengatasi masalah diuraikan dalam tabel berikut ini.

Misalnya dalam hal mencatat dengan cepat apa yang terjadi dalam suatu rapat, seorang ahli Meeting Michael Begeman mengusulkan mencatat dengan cepat apa yang terjadi di dalam suatu rapat membutuhkan pencatatan tentang:

1. Keputusan yang dibuat
2. Kapan dan apa yang harus dilakukan atau follow up apa yang disepakati/\ dalam rapat
3. masalah masalah yang diajukan tetapi belum disepakati.

Dari apa yang disampaikan oleh Bergeman tersebut, kita dapat mengambil kesimpulan bahwa dalam kesempatan apapun, seseorang yang harus mencatat dengan cepat apa yang terjadi di dalam rapat misalnya haruslah betul betul siap. Kita mengetahui lebih dulu pertemuan atau rapat itu rapat apa. Apakah rapat tersebut:

•   membagi informasi,
•   curah pendapat (brainstorming)
•   evaluasi
•   pengambilan keputusan
•   membuat dokumen
•  memotivasi anggota

atau lainnya.

Dengan mengetahui dalam forum apa kita bertugas maka kita dapat mengantisipasi terlebih dulu apa nanti yang akan dilakukan.

Modul Pelatihan Notulensi PNS Sekretariat DPRD Propinsi DIY
Divisi Training Abhiseka 
Abhiseka Training Center
Jl.Ipda Tut Harsono No. 26 Yogyakarta , Telp. 0274 566777 Fax. 0274 555185

 

Read More