MAKALAH KOMUNIKASI EFEKTIF

KOMUNIKASI EFEKTIF

Apa yang dimaksud public relations ?

1.    Merupakan fungsi manajemen

2.    Komunikasi terencana dan berkesinambungan

3.    Berupaya membina pengertian, simpati dan dukungan

4.    Cara menilai pendapat umum dengan penguasaan informal yang baik

5.    Melalui kerjasama yang baik untuk pemenuhan kebutuhan bersama secara efisien.

Ciri-ciri kegiatan public relations adalah  ditekankan pada :

1.    Kegiatan komunikasi dua arah secara timbal balik

2.    Sasaran komunikasi Public Relations adalah :

·         Publik Intern

·         Publik Extern

Tujuan aktivitas seorang “public relations  officer”

Membangun citra lembaga terbaik

dengan cara :

1.    Dibangun dengan itikad baik

2.    Munculnya saling pengertian yang baik

3.    Harus didasari sikap saling mempercayai

4.    Dapat dimulai dengan sikap saling menghargai

Komunikasi efektif dalam public relations apa itu ?

1.   Ciri-cirinya apa ?

·         Keakraban (intimacy)

·         Keterlibatan  (involvement)

·         Meyakinkan (intimidation)

2.   Tujuan apa ?

·         Saling memahami (AIDDA)

·         Melaksanakan apa yang kita sarankan dengan senang hati

·         Hubungan yang harmonis antara pro- public (intern + extern)

3.   Didukung oleh situasi Kesamaan kepentingan ; sikap positif, sikap keterbukaan, emphati.

Komponen apa yang terlibat dalam komunikasi ?

1.    Komunikasi - siapa

2.    Pesan - mengatakan apa

3.    Saluran - melalui media apa

4.    Kepada siapa - sasaran kominikasi

5.    Akibatnya apa - melalui umpan balik (tanggapan) - Harold  D  Laswell

Komunikasi apa saja yang ada dalam kehidupan kita ini ? Public Relations masuk yang mana ?

1.    Komunikasi intra personal- evaluasi diri dan dampak pribadi

2.    Komunikasi inter personal - dampak pihak yang terlibat langsung

·         Komunikasi Internal

Komunikasi personal - tatap muka dan komunikasi media komunikasi kelompok - kecil dan besar

·         Komunikasi Eksternal - lingkungan, instansi pemerintah, pers

3.    Komunikasi massa

Apa tujuan kita berkomunikasi ?

1.    Pemberian informasi - penyaringan informasi

2.    Mendidik (diri sendiri - pribadi lain - kelompok - masyarakat)

3.    Membujuk seseorang

4.    Hiburan

Apa yang perlu dimiliki komponen komunikasi ?  Agar komunikasi kita berhasil

1.   Komunikator

a.  Kemampuan dasar - yang bisa dikembangkan - kepribadian

·         emphati - kemauan untuk mau mengerti orang lain

·         kepercayaan diri - mengatasi rasa takut

·         ketulusan untuk berhubungan dengan orang lain

·         keramahan - rasa simpati - sikap hormat

·         kesederhanaan - keaslian dan kemurnian sikap

b.  Kemampuan ajar - yang harus dikembangkan - pengajaran

·         penguasaan tehnik penulisan dan penguasaan media komunikasi

·         penguasaan infornasi organisasi secara baik

Gabungannya - KREDIBILITAS - MENENTUKAN EFEKTIFNYA

2.  Pesan - informasi - tergantung tujuan apa yang hendak kita sajikan

·         Tingkat kepentingannya

·         Tingkat kemudahannya

·         Tingkat kemudahannya

·         Tingkat kedekatannya (dengan kehidupan)

3.  Sasaran tergantung pada

·         Public Internal atau Eksternal

·         Downwards - Upwards - Horisontal, dan diagonal yang berisi

a. Demografi faktor

b. Kemampuan mendengar

c. Lingkungan sosial budaya

Perhatikanlah hambatan komunikasi apa yang bakal muncul ? Kajilah suasana yang ada !

a.  Komunikator

·         Situasi media komunikasi - bagaimana bahasaku

·         Situasi alat bantuku

b. Komunikan

·         Situasi sosial - status sosialnya (pendidikan, ideologi dsb)

·         Situasi psikologis - suasana hatinya dan prasangka dirinya

·         Situasi kebiasaan-gaya hidupnya. Budayanya, bahasanya

Bagaimana saya harus menyiapkan komunikasi yang efektif jika harus berbicara sebagai ‘PRO’

1.  Kajilah pertanyaan-pertanyaan ini

·         Apakah saya sudah mempunyai rasa percaya diri?

·         Apakah saya merasa grogi? Mengapa saya merasa grogi?

·         Bagaimana kemampuan saya-sudahkah saya menguasai informasi?

·         Bagaimana perilaku saya?

2.  Persiapkan dengan baik semuanya? Apa saja?

·         Persiapan menentukan segalanya

Lakukan ini dengan baik

·         Analisis khalayak dangan baik

·         Siapkan materi, seleksi yang perlu dan susunlah dengan baik

·         Siapkan alat bantu-nya

·         Latihan presentasi sebelum hari -  H

·         Siapkan rencana cadangan dalam keadaan darurat

Persiapan ini akan meningkatkan kepercayaan diri

3.  Kembangkan perilaku yang positif ? Apa saja ?

Berilah kesan pertama tidak terlupakan

 a. Kemampuan Komunikasi Non-verbal (body language)

·         Kebiasaan mata- mencerminkan- keterbukaan-kesungguhan

·         Kebiasaan mata-negatif: - Meloncat-loncat

·         Memejamkan mata lebih 3 detik

·         Cara berdiri yang menunjukkan sikap terbuka

·         Ekspresi wajah-tersenyumlah untuk menunjukan keramahan

·         Gerakan tangan-bergerak alamiah asal tidak mengganggu

·         Kedekatan hati-bergerak mendekati sasaran

b. Kemampuan verbal-bahasa

·         Suara yang mengandung energi magnet-warna-artikulasi

·         Nada bicara harus menunjukan tekanan-tekanan yang tepat

·         Kemampuan memilih kata yang baik-pengontrolan kalimat

·         Kebiasaan bicara yang baik-paralinguistik

·         Kebiasaan istirahat dalam kalimat

·         Keterlibatan aktif pendengar-kata dan humor-jangan bersikap super, jangan senang mengkritik, mengajak bukan menyuruh

·         Jangan mengemukakan hal yang menghawatirkan

·         Kemukakanlah fakta dan kebenaran.

c. Kemampuan Visual

§  Hargailah diri anda dengan penampilan fisik

§  Pantaskah-pakaian, kacamata, perhiasan, kuku anda dan seluruih yang melekat.

Seorang ‘PRO’ Perlu Mengetahui Cara Menggunakan dan Memanfaatkan  Media Komunikasi Massa.

Jenis- jenis media yang biasanya digunakan oleh seorang PRO

1.    Media Lini atas

·         Media Cetak

·         Media Elektronik (Broadcast)

2.    Media Lini Bawah

·         Presentasi/ Pengenalan

·         Community Relations (Peduli Masyarakat)

·         Exibition

·         Display (point of purchase)

·         Direct Mail

3.    Media Internal

Untuk itu seorang PRO harus menguasai teknik- teknik untuk:

·         Pers Release

·         Pameran

·         Ceramah

·         Cara Penulisan di Radio-Televisi

Kalau Begitu  Apa Yang Harus Saya Kembangkan Dalam Public Relations

1.   Emphati

2.   Kesan yang mengikat-pribadi terpercaya

3.   Kemampuan untuk mendengarkan dari publik

4.   Semangat untuk dekat dan menolong orang lain

5.   Pengembangan kemampuan verbal-nonverbal-vokal dan visual melalui persiapan terbaik.

Read More

WAWANCARA KERJA DAN JOB INTERVIEW

KIAT SUKSES MEMASUKI DUNIA KERJA

Wawancara Kerja

Secara umum, seleksi terhadap calon karyawan dilakukan agar perusahaan dapat menemukan bukti bahwa calon karyawan dapat menangani suatu pekerjaan tertentu dan menemukan bukti bahwa calon tersebut akan sesuai dengan perusahaan (Bovee & Thill: 384)

Wawancara kerja merupakan salah satu bagian dari proses seleksi karyawan. Pada umumnya jumlah yang akan diterima sebagai karyawan lebih kecil dibandingkan dengan jumlah yang melamar pekerjaan tersebut. 

Sebagian besar perusahaan dan lembaga yang akan menerima karyawan bahkan seringkali menggunakan wawancara kerja sebagai metode yang paling utama dan diandalkan, mengingat biaya yang dikeluarkan relatif murah dan dapat langsung bertatap muka dengan si pelamar. 

Pada jenis pekerjaan tertentu wawancara kerja dilakukan berkali-kali, sebelum para pelamar ditetapkan diterima bekerja. Hal ini dilakukan oleh pemberi kerja karena disadari bahwa kemampuan seorang calon karyawan tidak bisa diungkap dalam satu wawancara saja tetapi memerlukan berbagai tahap agar pelamar yang terpilih adalah yang benar-benar sesuai dengan yang diperlukan.

Bagi para pencari kerja, wawancara kerja  adalah ”entry point” yang harus dilewati, dan pada sebagian pelamar sudah ber-ulang2 mengikuti berbagai wawancara diberbagai tempat dan diberbagai perusahaan maupun lembaga, tetapi pemahaman terhadap wawancara masih merupakan hal yang masih bersifat “samar-samar”.

Meskipun para pelamar sudah memahami bahwa wawancara merupakan salah satu bagian yang harus dilalui dalam melamar pekerjaan, tetapi sebagian besar pelamar tidak siap untuk menghadapi wawancara kerja. 

   

Banyak pelamar yang sudah lulus melewati ujian tertulis, psychotest bahkan ujian ketrampilan kerja tetapi gagal ketika harus menghadapi wawancara. Beberapa hal yang ”sederhana” ketika ditanyakan dalam wawancara sering menjadikan mereka menjadi “bingung” dan “bisu”.

Misalnya ketika para pelamar harus menjawab pertanyaan - pertanyaan:

•   berapa gaji yang diinginkan,
•  pekerjaan apa yang paling disukai,
•  apakah lebih menyukai pekerjaan di kantor atau di lapangan,
• apakah lebih menyukai memimpin staff atau merupakan bagian dari staff yang dipimpin oleh seorang pimpinan kelompok,
•  mana yang akan dipilih bekerja pada bagian dari perusahaan yang diluar kota (diproyek) atau dikantor pusat administrasi,
•  mana yang lebih disukai bekerja pada anak perusahaan atau di induk perusahaan,
•  apa yang saudara ketahui tentang perusahaan yang saudara lamar, dlsb.

Disisi lain para pelamar sering kesulitan untuk mengetahui arah dan maksud pewawancara, misalnya pada saat harus menjawab dan menjelaskan, pertanyaan-pertanyaan berikut:

• bagaimana pandangan saudara terhadap perusahaan yang saudara lamar,
•  apa pendapat saudara terhadap pekerjaan yang saudara inginkan dari perusahaan ini,
• dari gaji yang akan diterima setiap bulan, bagaimana rencana penggunaannya,
•  siapa yang menanggung biaya selama studi,
• apakah bersedia melepas “jilbab” apabila disyaratkan oleh perusahaan, dlsb

Maksud dan Tujuan Wawancara Kerja

Dengan demikian pada umumnya tujuan dari wawancara kerja adalah:

• Untuk mengetahui apakah pelamar memiliki “kemampuan” yang dipersyaratkan, dan  sekaligus mengidentifikasi pelamar-pelamar yang layak untuk memperoleh pekerjaan yang ditawarkan,
• ·Untuk mengetahui kepribadian pelamar kaitannya dengan kondisi lingkungan yang akan dihadapi sesudah menjadi karyawan,
• Mencari informasi relevan yang dituntut dalam persyaratan jabatan yang ditawarkan kepada calon karyawan,
• Mendapatkan informasi tambahan yang diperlukan bagi jabatan dan perusahaan untuk melengkapi informasi yang sudah diberikan pelamar dalam surat lamaran kerja,

Teknik Wawancara Kerja

Teknik wawancara yang biasa dipergunakan perusahaan maupun lembaga dalam melakukan wawancara kerja adalah wawancara kerja tradisional dan wawancara kerja behavioral. Dalam prakteknya seringkali mengkombinasikan kedua teknik ini untuk memperoleh hasil yang lebih akurat.

1.   Wawancara kerja tradisional

2.   Wawancara kerja behavioral

Jenis Wawancara Kerja

• ·      Wawancara Seleksi (Screening Interview).
• ·      Wawancara Telepon (Telephone Interview).
• ·      Wawancara di Kampus / Sekolah (On-Campus Interview).
• ·      Wawancara di Pameran Kerja (Job Fair Interview).
• ·      Wawancara di Lokasi Kerja (On-Site Interview).
• ·      Wawancara Kelompok (Panel or Group Interview).
• ·      Wawancara Kasus (Case Interview).

Yang Dianjurkan Untuk Wawancara

Mengingat pentingnya wawancara pada proses seleksi penerimaan karyawan dan harus dilewati oleh para pelamar pencari kesempatan kerja, maka hal-hal berikut layak diperhatikan untuk persiapan sebelum menghadapi wawancara kerja, antara lain:

1. Pastikan anda sudah tahu tempat wawancara dan datang tepat waktu, usahakan 15 menit sebelum waktu yang ditentukan anda sudah ada ditempat.
2. Apabila ada sesuatu yang mengakibatkan anda tidak hadir tepat waktu, maka harus memberitahukan kepada pewawancara (fihak perusahaan-lembaga). 
3. Siapkan surat lamaran dan CV anda serta dokumen yang diperlukan untuk mendukung wawancara, sertifikat, diploma, ijasah, surat penghargaan dan hal-hal lain yang dianggap perlu dan perlu ditunjukkan pada saat wawancara atau diperlukan untuk pemeriksaan dan pencocokan dokumen fotocopy dengan yang asli.
4. Siapkan dokumen lain yang diperlukan untuk persyaratan wawancara antara lain siapkan surat panggilan, bila merupakan salah satu yang harus ditunjukkan.
5. Berpakaian yang bersih, rapi, sopan dan formal kecuali kalau ditentukan lain oleh fihak perusahaan.
6. Bersikap tenang, yakin dan selalu berfikir positip.
7. Bersikaplah baik dengan menyapa kepada satpam, petugas resepsionis, dan petugas-petugas lain yang menangani kegiatan awal sebelum wawancara.
8. Apabila harus mengisi buku tamu atau formulir yang telah disediakan maka isilah dengan lengkap dan benar.
9. Ucapkan salam kepada pewawancara dan jika harus berjabat tangan, jabatlah dengan benar.
10. Berdirilah dengan sikap yang benar dan duduklah dengan benar sesudah dipersilakan, dengan posisi yang tegak dan seimbang.
11. Ingat dengan baik nama pewawancara dan jangan sampai keliru menyebut, serta lakukan kontak mata pada saat wawancara berlangsung.
12. Tunjukkan minat, antusiasisme, kesungguhan dan ketertarikan saudara terhadap pekerjaan yang ditawarkan.
13. Aturlah ekspresi suara saudara pada saat berbicara, pastikan bahwa suara saudara terdengar jelas oleh pewawancara dan hanya menggunakan bahasa formal. 
14. Perhatikan pernyataan dan pertanyaan dengan baik dan saudara hanya berbicara dan menjawab “fokus” hanya pada masalah yang ditanyakan.
15. Tunjukkan kemampuan dan kelebihan diri saudara tetapi jangan berlebihan.
16. Akhiri wawancara dengan menanyakan apa yang harus saudara lakukan selanjutnya dan ucapan terima kasih atas waktu dan kesempatan yang diberikan kepada saudara.

Hal-hal yang harus dihindari

a.    Datang terlambat. 

b.    Kelihatan kesal dan tidak sabar karena menunggu terlalu lama.

c.    Tidak membawa dokumen yang diperlukan untuk wawancara.

d.    Mengikuti wawancara tanpa persiapan.

e.    Merokok, mengunyah permen atau  bersikap yang tidak pada tempatnya.

f.      Berpakaian dan berdandan tidak pada tempatnya.

g.    Menjawab dengan “celetukan” atau kata-kata, kalimat yang kurang perlu, pernyataan yang tidak jelas.

h.    Lambat memberikan respon dan jawaban.

i.       Mengalihkan topik pembicaraan ke hal-hal yang tidak ada hubungan dengan pekerjaan

j.   Mencela diri sendiri, menjelekkan mantan atasan, mantan rekan kerja atau perusahaan yang lama.

k.    Memanipulasi data, berbohong atau memberikan keterangan yang tidak sebenarnya.

l.       Membawa perlengkapan yang kurang tepat saat wawancara.

m.  Memperlihatkan sikap putus asa, dengan menyatakan bahwa bersedia bekerja untuk bidang apa saja, posisi dimanapun juga dan mau melakukan apa saja asal bisa diterima bekerja di perusahaan tersebut.

n.    Mengajak teman atau keluarga pada saat wawancara.

o.    Mengemukakan hal-hal yang masih bersifat kontroversial.

p.  Menelpon atau menerima telepon, atau membaca buku selama wawancara.


Modul Pelatihan Job Interview
Divisi Training Abhiseka 
Abhiseka Training Center
Jl.Ipda Tut Harsono No. 26 Yogyakarta , Telp. 0274 566777 Fax. 0274 555185

Read More