TEKNIK MENULIS CEPAT
Pendahuluan
Kebutuhan
manusia akan merekam dari bahasa lisan ke bahasa tulis untuk keperluan
pencatatan telah dilakukan orang dari zaman dulu dengan berbagai cara dan
dengan berbagai istilah. Cara ini berkembang dari waktu ke waktu, semuanya
ditujukan pada efektivitas pencatatan. Karena kegiatan menulis dilakukan lebih
lamban daripada mendengar maka orang mencari cara terbaik bagaimana dapat
menuliskan apa yang dikatakan orang dan istilah menulis cepat ditujukan untuk
maksud tersebut.
Menulis cepat pada masa
lalu sering diasosiasikan dengan stenografi. Stenografi,
yang penuh dengan symbol symbol ini, biasanya diajarkan di sekolah sekolah sekretaris. Akan tetapi, pada masa sekarang banyak cara untuk
menghasilkan rekaman tulisan dari suatu produk lisan. Perkembangan teknologilah
yang menjadikan banyak orang tidak lagi menggunakan stenografi ini. Kalau kita lihat di televisi, misalnya, kita dapat lihat dengan jelas
perbedaan ini. Kalau dulu seorang reporter atau wartawan sering membawa notes
kecil, maka sekarang kita lihat wartawan ini selalu memakai rekaman.
Sebetulnya perkembangan
teknologi bukanlah satu satunya yang menyebabkan ketidak populeran stenografi.
Kebutuhanlah yang menjadi faktor utama ketidak populeran ini. Banyak orang
sekarang membutuhkan dapat menulis dengan cepat. Dari mahasiswa, wartawan,
dosen, pejabat, businessman, sampai ibu rumah tanggapun membutuhkan kemampuan
menulis dengan cepat. Faktor lain adalah, tidak semua kebutuhan catat mencatat
dilakukan oleh sekretaris, tidak semua sekretaris adalah lulusan sekolah
sekretaris, dan banyak lapangan pekerjaan yang membutuhkan sekretaris yang
pekerjaannya bukan hanya tukang ketik atau catat mencatat, seperti sekretaris
eksekutif, misalnya. Faktor yang tidak kalah pentingnya adalah adanya kenyataan
sekarang ini bahwa profesi sekretaris bukanlah profesi yang identik dengan
perempuan karena laki lakipun banyak yang menginginkan profesi sekretaris ini.
Kenyataan kenyataan tersebut menyebabkan meluasnya kebutuhan menulis dengan
cepat yang tidak membutuhkan pelajaran khusus stenografi yang dapat
menghabiskan waktu lama untuk mempelajarinya. Dalam modul ini, menulis dengan
cepat ditujukan untuk itu, yaitu memberikan teknik bagaimana menulis dengan
cepat tanpa menggunakan stenografi.
Mendengar sebagai faktor utama menulis cepat
Faktor utama dalam
menulis dengan cepat adalah faktor mendengar. Kita tidak akan dapat menulis
dengan cepat apabila kita tidak dapat mendengar. Meskipun kita mengetahui
teknik menulis dengan baik, kita tidak dapat menghasilkan catatan yang baik
apabila kita tidak trampil mendengar.
Jarang orang mendapatkan pelatihan formal mendengar.
Karena pekerjaan ini selalu kita lakukan sepanjang hidup kita, kita selalu
menganggap bahwa mendengar bukanlah sesuatu yang perlu dilatih. Dengan demikian
tanpa disadari kita sebetulnya mempraktekkan pekerjaan ”mendengar” ini dengan
buruk. Apabila kita tidak membutuhkan hasil kerja yang membutuhkan kemampuan
mendengar dengan baik, kita memang tidak perlu susah payah mengikuti pelatihan
mendengar secara formal. Akan tetapi, apabila pekerjaan kita membutuhkan
akurasi terhadap apa yang kita dengar, misalnya, dalam hal menulis dengan
cepat, maka mendengar bukanlah faktor yang dapat kita abaikan.
Mendengar membutuhkan ketrampilan
Mengapa mendengar membutuhkan ketrampilan khusus yang
tidak dapat diabaikan? Mendengar efektif belum tentu dapat diciptakan meskipun
kita telah dapat mendengar sejak kecil. Seorang Indonesia yang tinggal di
Amerika selama supuluh tahun datang kedokter spesialis THT dan memeriksakan
telinganya. Dia mengatakan bahwa kemampuan mendengarnya kurang dan dia
menyimpulkan bahwa ada kerusakan di telinganya. Setelah diteliti dengan cermat
Dokter menyimpulkan tidak ada yang salah dan rusak di alat pendengarnya. Lucunya
si Dokter malah minta si pasien datang ke psikolog. Akhir cerita, muncul suatu kesimpulan bahwa ketidak
mengertian dan ketidak mampuan dia menangkap apa yang dibicarakan orang ketika
berbicara bahasa Indonesia menjadi faktor utama dari permasalahannya. Meskipun
dia orang Indonesia dan berbahasa Indonesia, keadaan yang berubah membuatnya
menjadi orang yang dapat dikatakan ”tulalit” ketika mendengar.
Cerita tersebut di atas memang ekstrim kedengarannya.
Akan tetapi, hal ini sangat dapat terjadi pada siapapun karena berbagai hal,
misalnya:
- Orang sulit memusatkan perhatian
- Orang kurang memiliki perhatian pada apa yang bagi mereka tampak kurang penting
- Orang memiliki asumsi berdasar pengalaman masa lalu
- Hambatan bahasa
- Orang mudah salah mengerti saat mereka mendengar tanpa melihat
- Orang sering sudah menarik kesimpulan sebelum kita selesai bicara
Teknik menulis cepat
Memang benar bahwa mencatat apa yang dikatakan orang
menguras energi. Kita tidak bisa emosional, kagetan, dan sulit fokus. Untuk
mengatasi hal ini beberapa cara dalam mengatasi masalah diuraikan dalam tabel
berikut ini.
Misalnya dalam hal mencatat dengan cepat apa yang terjadi
dalam suatu rapat, seorang ahli Meeting
Michael Begeman mengusulkan mencatat dengan cepat apa yang terjadi di dalam
suatu rapat membutuhkan pencatatan tentang:
- Keputusan yang dibuat
- Kapan dan apa yang harus dilakukan atau follow up apa yang disepakati/\ dalam rapat
- masalah masalah yang diajukan tetapi belum disepakati.
Dari apa yang disampaikan oleh Bergeman tersebut, kita
dapat mengambil kesimpulan bahwa dalam kesempatan apapun, seseorang yang harus
mencatat dengan cepat apa yang terjadi di dalam rapat misalnya haruslah betul
betul siap. Kita mengetahui lebih
dulu pertemuan atau rapat itu rapat apa. Apakah rapat tersebut:
- membagi informasi,
- curah pendapat (brainstorming)
- evaluasi
- pengambilan keputusan
- membuat dokumen
- memotivasi anggota
Dengan mengetahui dalam forum apa kita bertugas maka kita
dapat mengantisipasi terlebih dulu apa nanti yang akan dilakukan.
Modul Pelatihan Notulensi PNS Sekretariat DPRD Propinsi DIY
Divisi Training Abhiseka
Abhiseka Training Center
Jl.Ipda Tut Harsono No. 26 Yogyakarta , Telp. 0274 566777 Fax. 0274 555185
Divisi Training Abhiseka
Abhiseka Training Center
Jl.Ipda Tut Harsono No. 26 Yogyakarta , Telp. 0274 566777 Fax. 0274 555185
